ORGANIZATION OF ACCOUNTING AND AUDIT OF BUSINESS TRIPS WITHIN UKRAINE AND ABROAD AT THE ENTERPRISE
Abstract
The article explores theoretical aspects and concepts of business trips. On the basis of the conducted review of scientific papers of researchers and scientists, legislative sources and regulatory framework for regulating the accounting of settlements with accountable persons during an official business trip, the importance and impact on the economic activity of the enterprise of these transactions on both the part of accounting and tax accounting is determined. The issues of settlement discipline with accountable persons on the basis of the current regulatory and legal legislation, namely the Tax Code of Ukraine, are highlighted. The legal issues of reimbursement of expenses incurred by the employee when purchasing goods for the enterprise and other issues of legality of using their own cash by the employees of the enterprise to solve production and economic issues of the enterprise have been disclosed. The article states that employees have the right to reimburse expenses and receive other compensations in connection with business trips in compliance with all the conditions of the law. It is considered that there are some significant errors in settlements with accountable persons formed in the accounting for the not correct execution of primary documents provided together with the report on the use of the issued accounting amounts, and carry confirmation of the costs incurred with the amounts specified in them. If the head of the enterprise confirmed the expediency and validity of the expenses made by the employee and approved the "Report on the use of funds provided for a business trip or under the report", the accounting service reflects in the accounting obligations to the accountable person recognized by the enterprise. The article defines the problems of auditing settlements with accountable persons and highlights the main points of the audit of settlements with accountable persons. It was established that in order to avoid penalties and prevent errors in the organization of accounting for business trips, it is advisable to comply with all norms of the legislation, because violations are detected during the audit.
References
Верховна Рада України: прийнято Закон «Про Державний бюджет України на 2021 рік» – веб-сайт. URL:https://www.rada.gov.ua/news/Novyny/200936.html (дата звернення 30.01.2021)
Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 № 322-VIII. URL:https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#top (Редакція від 31.12.2020) (дата звернення: 30.01.2021).
Кодекс України про адміністративні правопорушення (статті 1 – 212–24) від 07.12.1984 №8073-X. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10#Text (Редакція від 01.01.2021) (дата звернення: 30.01.2021).
Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій: Інструкція Мінфін України від 30.11.1999 № 291. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#Text (Редакція від 29.10.2019) (дата звернення: 01.02.2021).
Податковий кодекс України № 2755-VI від 02.12.2010 р. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17 (Редакція від 01.01.2021) (дата звернення: 30.01.2021).
Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні : Закон України № 996-ХІV від 16.07.1999 р. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14 (Редакція від 14.11.2020) (дата звернення: 31.01.2021).
Про гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва: Постанова Кабінету Міністрів України від 28.06.1997 № 695. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/695-97-%D0%BF#Text(дата звернення: 30.01.2021).
Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон: Наказ Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text (Редакція від 12.05.2020) (дата звернення: 30.01.2021).
Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні: Постанова Національного банку України від 29.12.2017 № 148. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17 (Редакція від 01.01.2021) (дата звернення: 30.01.2021).
Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань: Наказ Мінфін України від 02.09.2014 р. № 879. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14(Редакція від 18.11.2016) (дата звернення: 30.01.2021).
Про затвердження Положення (стандарту) бухгалтерського обліку № 16 «Витрати»: Наказ Мінфін України від 31.12.1999 № 318. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text (Редакція від 09.08.2013) (дата звернення: 01.02.2021)
Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації: Наказ Міністерства фінансів України від 17.06.2015 № 572. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0788-15#Text (дата звернення: 30.01.2021).
Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання: Наказ Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15 (Редакція від 19.04.2016) (дата звернення: 30.01.2021).
Про службові відрядження: Лист Мінфін України від 20.05.2013 № 31-07230-16-27/15177. URL: https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v1517201-13#Text(дата звернення: 30.01.2021).
Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів: Постанова Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-п (Редакція від 16.01.2021) (дата звернення: 30.01.2021).
Verkhovna Rada Ukrayiny: pryynyatyy Zakon «Pro Derzhavnyy byudzhet Ukrayiny na 2021 rik» [Rada of Ukraine: The Law "On the State Budget of Ukraine for 2021"]. Available at: https://www.rada.gov.ua/news/Novyny/200936.html (accessed 30 January 2021) (in Ukrainian)
Kodeks zakoniv pro pratsyu Ukrayiny [Labor Code of Ukraine] № 322-VIII. (1971, December 10) Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#top (Edition 31 December 2020) (accessed: 30 January 2021) (in Ukrainian).
Kodeks Ukrayiny pro administratyvni pravoporushennya [Code of Ukraine on Administrative Offenses] (Articles 1 - 212-24) № 8073-X. (1984, December 07) Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10#Text (Edition 01 January 2021) (accessed: 30 January 2021) (in Ukrainian).
Instruktsiya pro zastosuvannya Planu rakhunkiv bukhhalterskoho obliku aktyviv, kapitalu, zvyazan ta hospodarskykh operatsiy pidpryyemstv ta orhanizatsiy [Instruction on application of the Plan of accounts of assets, capital, liabilities and economic operations of enterprises and organizations] №291. (1991, Novemder 30). Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#Text (Revision of 29 October 2019) (accessed: 01 February 2021) (in Ukrainian).
Podatkovyy kodeks Ukrayiny [Tax Code of Ukraine]. № 2755-VI. (2010, December 02) Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17 (Revision of 01 January 2021) (accessed: 30 January 2021) (in Ukrainian).
Pro bukhhalterskyy oblik ta finansovu zvitnist v Ukrayini [On Accounting and Financial Reporting in Ukraine]. № 996-XIV (1999, July 16) Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14 (Edition 14 November 2020) (accessed: 31 January 2021) (in Ukrainian).
Pro harantiyi ta kompensatsiyi dlya pratsivnykiv, yaki nahravlyayutsya dlya pidvyshchennya kvalifikatsiyi, pidhotovky, perepidhotovky, navchannya inshykh profesionativ z vidryvom vid vyrobnytstva [On guarantees and compensations for employees sent for advanced training, training, retraining, training of other professions with a separation from production] № 695. (1997, June 28). Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/695-97-%D0%BF#Text (accessed: 30 January 2021) (in Ukrainian).
Pro zatverdzhennya Instruktsiy pro sluzhbove vidtvorennya v mezhakh Ukrayiny ta za kordon [On approval of the Instruction on business trips within Ukraine and abroad] №. 59. (1998, March 13). Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text (Edition 12 May 2020) (accessed: 30 January 2021) (in Ukrainian).
Pro zatverdzhennya Polozhennya pro vedennya kasovykh operatsiy u natsionalniy valyuti v Ukrayini [On approval of the Regulation on cash transactions in the national currency in Ukraine] № 148. (2017, December 29) Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17 (Edition 01 January 2021) (accessed: 30. January 2021) (in Ukrainian).
Pro zatverdzhennya Polozhennya pro inventaryzatsiyu aktyviv ta zobovyazan [On approval of the Regulation on inventory of assets and liabilities] № 879. (2014, September 02). Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14 (Edition 18 November 2016) (accessed: 30 January 2021) (in Ukrainian).
Pro zatverdzhennya Polozhennya (standartu) bukhhalterskoho obliku № 16 «Vytraty» [On approval of the Regulation (standard) of accounting № 16 "Expenses"] № 318. (1999, December 12). Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text (Revision 08 September 2013) (accessed: 01 February 2021) (in Ukrainian).
Pro zatverdzhennya typovykh form dlya vidobrazhennya byudzhetnymy ustanovamy rezultativ inventaryzatsiyi [On approval of typical forms for displaying inventory results by budget institutions]. № 572. (2015, June 17) Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0788-15#Text (accessed: 30 January 2021) (in Ukrainian).
Pro zatverdzhennya formy Zvitu pro vykorystannya koshtiv, vydanykh na vidryadzhennya abo pid zvit, ta Poryadok yoho skladannya [On approval of the form of the Report on the use of funds issued for a business trip or for a report, and the Procedure for its preparation] № 841. (2015, September 28). Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15 (Edition 19 April 2016) (accessed: 30 January 2021). (in Ukrainian).
Pro sluzhbovi vidryadzhennya [About business trips] № 31-07230-16-27/15177. (2013, May 20). Available at: https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v1517201-13#Text (accessed: 30 January 2021). (in Ukrainian).
Pro sumy ta sklad vytrat na vidrakhuvannya derzhavnykh sluzhbovtsiv, a takozh inshykh osib, shcho napravlyayut u vidryadzhennya pidpryyemstvamy, ustanovamy orhanizatsiyamy, yaki povnistyu abo chastkovo pidtrymuyut (finansuyut) za rakhunok byudzhetnykh koshtiv [On the amounts and composition of travel expenses for civil servants, as well as other persons sent on business trips by enterprises, institutions and organizations that are fully or partially maintained (financed) at the expense of budgetary funds] № 98. (2011, February 2) Available at: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-p (Edition of 16.01.2021) (accessed: 30 January 2021). (in Ukrainian).
