DIGITAL TRANSFORMATION IN ACADEMIC INSTITUTIONS: ELECTRONIC DOCUMENT FLOW BASED ON LOW-CODE TECHNOLOGIES
Abstract
A significant increase in information flows in modern educational organizations, an increase in the dynamics of development of higher educational institutions requires the introduction and more effective use of information and telecommunication technologies both in the educational process and in the management activities of higher educational institutions. In essence, we are talking about the digital transformation of the activities of academic institutions. Digital transformation is designed to optimize all business processes for healers and, in particular, workflow processes, which will reduce the number of documents created, reduce the time it takes to find documentary information necessary for employees’ activities, and increase the effectiveness of control of management decisions. These issues take on particular weight in the context of distance learning during a pandemic. The article deals with the issues of modeling business processes of electronic document management for the selection, coordination and approval of topics and scientific supervisors in the framework of the design of a diploma/course in higher education institutions during online training. The practical implementation of these business processes and the corresponding document flow is carried out on the basis of low-code technology. As a tool for implementing the software, it is proposed to use the low-code Microsoft Power Platform, which includes the following modules: 1) Power Apps – for quick creation of mobile applications and portals; 2) Power Automate – module of automation of business processes and routine tasks; 3) Power BI – allows you to collect, process and visualize data from hundreds of data sources; 4) Power Virtual Agent – designed to create chatbots. All of these modules are part of the cloud platform Microsoft 365.
References
Белов С.П. Подготовка предприятий к внедрению систем электронного документооборота : монография. Москва : Мир науки, 2016, 210 с.
Бондаренко А.С. Современные требования к системам электронного документоборота. Вісник Східноукраїнського національного університету імені Володимира Даля. 2013. № 4 (2). URL: http://nbuv.gov.ua/UJRN/VSUNU_2013_4(2)__5.
Краснянский М.Н., Карпушкин С.В., Остроух А.В. и др. Проектирование информационных систем управления документооборотом научно-образовательных учреждений : монография. Тамбов : изд-во ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2015. 216 с.
Соколов С.А., Середа С.Н. Информационный сервис электронного документооборота вуза. Современные проблемы науки и образования. 2012. № 5. URL: http://www.scienceeducation.ru/ru/article/view?id=7031 (дата звернення: 27 липня 2021 року).
Поліновський В.В., Огурцов М.І. Впровадження системи електронного документообігу в науковій організації. Вісник Хмельницького національного університету. 2010. № 4. C. 117–123.
Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Основи організації електронного документообігу : навчальний посібник. Київ : ЦУЛ, 2008. 112 с.
Глинских А.В. Мировой рынок систем электронного документооборота. Информационный бюллетень. 2002. № 8 (111). URL: https://www.jetinfo.ru/wp-content/uploads/2021/04/2002_8.pdf (дата звернення: 20 липня 2021 року).
Система автоматизації документообігу. URL: https://uk.wikipedia.org/wiki/%D0%A1%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D0%B0_%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D1%96%D1%97_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D1%96%D0%B3%D1%83 (дата звернення: 20 липня 2021 року).
Enterprise Content Management. URL: https://uk.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Content_Management (дата звернення: 20 липня 2021 року).
Groupware. URL: https://dic.academic.ru/dic.nsf/ruwiki/22360 (дата звернення: 20 липня 2021 року).
BPM (управленческая концепция). URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/BPM_(%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%8F_%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%86%D0%B5%D0%BF%D1%86%D0%B8%D1%8F) (дата звернення: 25 липня 2021 року).
Content Services Platform vs Enterprise Content. URL: Platformhttps://www.getfilecloud.com/blog/2019/10/capabilities-content-services-platform/#.YPwzmKhxc2w (дата звернення: 25 липня 2021р.).
2020 Gartner Magic Quadrant for Content Services Platforms. URL: https://info.laserfiche.com/gartner-magic-quadrant-content-services-platforms?utm_source=google&utm_medium=ppc&utm_term=ecm&utm_content=lf-gartner&utm_campaign=gartner&creative=478913626271&keyword=enterprise%20content%20management&matchtype=e&network=g&device=c&gclid=Cj0KCQjw9O6HBhCrARIsADx5qCRKjQQ6X122KZlLkmm6CMk3Kb36fsT8tHFHWGzG5Wl-wq1olmQMUZIaAsYSEALw_wcB (дата звернення: 25 липня 2021 року).
Системы электронного документооборота. URL: https://www.sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravlenia-znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota (дата звернення: 25 липня 2021 року).
Анализ современного состояния мирового рынка СЭД. URL: https://unisto-petrostal.ru/14-osnovnye-napravleniya-razvitiya-mirovogo-rynka-sed-analiz-sovremennogo-sostoyaniya-mirovogo-rynka-se.html (дата звернення: 27 липня 2021 року).
O тенденциях развития современного электронного документооборота. URL: http://www.docflow.ru/news/analytics/detail.php?ID=32489 (дата звернення: 27 липня 2021 року).
Тенденции, преимущества и недостатки систем электронного документооборота СЭД. URL: https://market.cnews.ru/research/sed_2021/2021-06-28_tendentsiipreimushchestva_i (дата звернення: 27 липня 2021 року).
Российский рынок СЭД/ECM. URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94 (дата звернення: 27 липня 2021 року).
ECM (мировой рынок). URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:ECM_(%D0%BC%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9_%D1%80%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA) (дата звернення: 27 липня 2021 року).
Рынок ПО: Обзор систем электронного документооборота. URL: https://www.cnews.ru/articles/rynok_po_obzor_sistem_elektronnogo (дата звернення: 27 липня 2021 року).
Критерии выбора СЭД/ECM-системы. URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%9A%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B8_%D0%B2%D1%8B%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%B0_%D0%A1%D0%AD%D0%94/ECM-%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D1%8B (дата звернення: 27 липня 2021 року).
Гужва В.М., Парфенчук М.В. Цифрова трансформація підприємств: електронний документообіг на основі блокчейну. Приазовський економічний вісник. 2019. № 4 (15). URL: http://pev.kpu.zp.ua/vypusk-4-15.
«Мегаполис» в университете. URL: https://kpi.ua/ru/megapolis (дата звернення: 29 липня 2021 року).
Система електронного документообігу АСКОД. URL: https://infoplus.ua/#/page/home (дата звернення: 29 липня 2021 року).
Онлайн-засідання ректорату Київського університету імені Бориса Грінченка № 8 від 27 квітня 2020 року. URL: https://kubg.edu.ua/prouniversitet/vizytivka/rektorat/zasidannia-rektoratu/6464-onlain-zasidannia-rektoratu-8-vid-27-kvitnia-2020-r.html (дата звернення: 29 липня 2021 року).
Университет переходит на электронный документооборот. URL: https://www.univer.kharkov.ua/ru/general/univer_today/news?news_id=6226 (дата звернення: 29 липня 2021 року).
IDEF. URL: https://uk.wikipedia.org/wiki/IDEF (дата звернення: 29 липня 2021 року).
Low-code development platform. URL: https://en.wikipedia.org/wiki/Low-code_development_platform (дата звернення: 29 липня 2021 року).
Business Application Platform. URL: https://powerplatform.microsoft.com/ru-ru (дата звернення: 29 липня 2021 року).
Belov S.P. Podhotovka predpryiatyi k vnedrenyiu system elektronnoho dokumentooborota: monohrafyia. Moskva: Myr nauky, 2016, 210 р. (in Russian)
Bondarenko A.S. Sovremennye trebovanyia k systemam elektronnoho dokumentoborota. Visnyk Skhidnoukrainskoho natsionalnoho universytetu imeni Volodymyra Dalia. 2013. № 4 (2). URL: http://nbuv.gov.ua/UJRN/VSUNU_2013_4(2)__5. (in Russian)
M.N. Krasnianskyi, S.V. Karpushkyn, A.V. Ostroukh y dr. Proektyrovanye ynformatsyonnykh system upravlenyia dokumentooborotom nauchno-obrazovatelnykh uchrezhdenyi: monohrafyia. Tambov. Yzd-vo FHBOU VPO “THTU”, 2015. 216 р. (in Russian)
Sokolov S.A., Sereda S.N. Ynformatsyonnyi servys elektronnoho dokumentooborota vuza. Sovremennye problemy nauky i obrazovanyia. 2012. № 5. URL: http://www.scienceeducation.ru/ru/article/view?id=7031 (accessed 20 July 2021). (in Russian)
Polinovskyi V.V., Ohurtsov M.I. Vprovadzhennia systemy elektronnoho dokumentoobihu v naukovii orhanizatsii. Visnyk Khmelnytskoho natsionalnoho universytetu. 2010. № 4. P. 117–123. (in Ukranian)
Matviienko O.V., Tsyvin M.N. Osnovy orhanizatsii elektronnoho dokumentoobihu : Navchalnyi posibnyk. Kyiv. TsUL, 2008. 112 p. (in Ukranian)
Hlynskykh A.V. Myrovoi rynok system elektronnoho dokumentooborota. Ynformatsyonnyi biulleteniu. Dzhet Ynfo Pablysher. № 8 (111). 2002. URL: https://www.jetinfo.ru/wp-content/uploads/2021/04/2002_8.pdf (accessed 20 July 2021). (in Russian)
Systema avtomatyzatsii dokumentoobihu. URL: https://uk.wikipedia.org/wiki/%D0%A1%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D0%B0_%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D1%96%D1%97_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D1%96%D0%B3%D1%83 (accessed 20 July 2021). (in Ukranian)
Enterprise Content Management. URL: https://uk.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Content_Management (accessed 20 July 2021).
Groupware. URL: https://dic.academic.ru/dic.nsf/ruwiki/22360 (accessed 20 July 2021).
BPM (upravlencheskaia kontseptsyia). URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/BPM_(%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%8F_%D0%BA%D0%BE%D0%BD%D1%86%D0%B5%D0%BF%D1%86%D0%B8%D1%8F) (accessed 25 July 2021). (in Russian)
Content Services Platform vs Enterprise Content. URL: Platformhttps://www.getfilecloud.com/blog/2019/10/capabilities-content-services-platform/#.YPwzmKhxc2w (accessed 25 July 2021).
2020 Gartner Magic Quadrant for Content Services Platforms. URL: https://info.laserfiche.com/gartner-magic-quadrant-content-services-platforms?utm_source=google&utm_medium=ppc&utm_term=ecm&utm_content=lf-gartner&utm_campaign=gartner&creative=478913626271&keyword=enterprise%20content%20management&matchtype=e&network=g&device=c&gclid=Cj0KCQjw9O6HBhCrARIsADx5qCRKjQQ6X122KZlLkmm6CMk3Kb36fsT8tHFHWGzG5Wl-wq1olmQMUZIaAsYSEALw_wcB (accessed 25 July 2021).
Systemy elektronnoho dokumentooborota. URL: https://www.sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravlenia-znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota (accessed 25 July 2021). (in Russian)
Analyz sovremennoho sostoianyia myrovoho rynka SED. URL: https://unisto-petrostal.ru/14-osnovnye-napravleniya-razvitiya-mirovogo-rynka-sed-analiz-sovremennogo-sostoyaniya-mirovogo-rynka-se.html (accessed 27 July 2021). (in Russian)
O tendentsyiakh razvytyia sovremennoho elektronnoho dokumentooborota . URL: http://www.docflow.ru/news/analytics/detail.php?ID=32489 (accessed 27 July 2021). (in Russian)
Tendentsyy, preymushchestva y nedostatky system elektronnoho dokumentooborota SED. URL: https://market.cnews.ru/research/sed_2021/2021-06-28_tendentsiipreimushchestva_i (accessed 27 July 2021). (in Russian)
Rossyiskyi rynok SED/ECM. URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94 (accessed 27 July 2021). (in Russian)
ECM (myrovoi rynok). URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:ECM_(%D0%BC%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9_%D1%80%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA) (accessed 27 July 2021). (in Russian)
Rynok PO: Obzor system elektronnoho dokumentooborota. URL: https://www.cnews.ru/articles/rynok_po_obzor_sistem_elektronnogo (accessed 27 July 2021). (in Russian)
Kryteryy vybora SED/ECM-systemy. URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%9A%D1%80%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B8_%D0%B2%D1%8B%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%B0_%D0%A1%D0%AD%D0%94/ECM-%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D1%8B (accessed 27 July 2021). (in Russian)
Huzhva V.M., Parfenchuk M.V. Tsyfrova transformatsiia pidpryiemstv: elektronnyi dokumentoobih na osnovi blokcheinu. Pryazovskyi ekonomichnyi visnyk. 2019. № 4 (15). URL: http://pev.kpu.zp.ua/vypusk-4-15. (in Ukranian)
“Mehapolys” v unyversytete.. URL: https://kpi.ua/ru/megapolis (accessed 29 July 2021). (in Russian)
Systema elektronnoho dokumentoobihu ASKOD. URL: https://infoplus.ua/#/page/home (accessed 29 July 2021). (in Ukranian)
Onlayn-zasídannya rektoratora Kiyevskogo uníversiteta imeni Borisa Grínchenka № 8 ot 27 aprelya 2020 goda. URL: https://kubg.edu.ua/prouniversitet/vizytivka/rektorat/zasidannia-rektoratu/6464-onlain-zasidannia-rektoratu-8-vid-27-kvitnia-2020-r.html (accessed 29 July 2021).
Unyversytet perekhodyt na elektronnyi dokumentooborot. URL: https://www.univer.kharkov.ua/ru/general/univer_today/news?news_id=6226 (accessed 29 July 2021). (in Russian)
IDEF. URL: https://uk.wikipedia.org/wiki/IDEF (accessed 29 July 2021).
Low-code development platform. URL: https://en.wikipedia.org/wiki/Low-code_development_platform (accessed 29 July 2021).
Business Application Platform. URL: https://powerplatform.microsoft.com/ru-ru (accessed 29 July 2021).
